Votre parent doit entrer en EHPAD et vous découvrez ViaTrajectoire, un outil utile mais déconcertant la première fois. C’est le service public national gratuit qui centralise vos demandes. Voici le guide pas à pas, écrit du côté de l’aidant.
ViaTrajectoire, c’est quoi exactement ?
ViaTrajectoire est un service public national gratuit, géré par le GCS SARA pour le Ministère de la Santé. Il centralise vos demandes d’admission en EHPAD. URL officielle : usager.viatrajectoire.fr.
ViaTrajectoire est la plateforme officielle d’orientation médico-sociale et sanitaire en ligne mise à disposition des aidants familiaux et des professionnels de santé. Elle vous permet de postuler en EHPAD, USLD (Unité de Soins Longue Durée) ou résidence autonomie depuis chez vous, sans paperasse, sans dossier papier dupliqué.
Concrètement, l’outil est opéré par le GCS SARA (Groupement de Coopération Sanitaire) sous pilotage de l’Agence du Numérique en Santé (ANS). L’hébergement est conforme au référentiel Hébergeur de Données de Santé (HDS) de l’ANS, vos données médicales y sont protégées au même titre que dans un hôpital.
L’URL officielle pour les particuliers est https://usager.viatrajectoire.fr (accessible aussi depuis pour-les-personnes-agees.gouv.fr). Méfiez-vous des sites qui ressemblent : ViaTrajectoire ne vous rappellera jamais par téléphone pour vous “aider à finaliser” votre dossier. Le service est entièrement à votre main, depuis votre navigateur.
Le site couvre deux périmètres distincts. Le module Grand Âge sert pour l’EHPAD, l’USLD et la résidence autonomie. Le module Sanitaire sert pour les Soins Médicaux et de Réadaptation (SMR, ex-SSR), l’hospitalisation à domicile (HAD) et l’hôpital de jour. Vous, comme aidant d’un parent âgé, vous restez côté Grand Âge.
Combien ça coûte ? Zéro euro. Aucune carte bancaire demandée, à aucune étape. C’est un service public, opéré par le GCS SARA sous pilotage de l’ANS et financé dans le cadre du Ségur du numérique en santé. Si un site vous demande de payer pour “accéder au formulaire”, ce n’est pas ViaTrajectoire.
Pour comprendre ce qu’est un établissement et comment il fonctionne, consultez notre guide complet EHPAD.
Espace Particulier ou Professionnel : lequel choisir comme aidant ?
Comme aidant familial, vous utilisez l’Espace Particulier. L’Espace Professionnel est réservé aux médecins, assistantes sociales et gestionnaires d’EHPAD. Création par e-mail en 2 minutes.
Ne perdez pas de temps à hésiter : pour un aidant qui veut inscrire son parent, c’est l’Espace Particulier qu’il vous faut. C’est la zone du site conçue pour les familles, sans pré-requis professionnel.
L’Espace Professionnel (ou “via trajectoire pro”) est réservé aux personnels habilités : médecin traitant, médecin coordonnateur d’EHPAD, assistante sociale d’hôpital, gestionnaire d’établissement. L’accès se fait via une carte CPS (Carte de Professionnel de Santé) ou un compte habilité par l’établissement employeur. C’est dans cet espace que votre médecin se connectera pour remplir le volet médical de votre dossier (voir plus loin).
Espace Particulier vs Espace Professionnel , quel compte créer comme aidant familial
| Critère | Espace Particulier | Espace Professionnel |
|---|---|---|
| Qui peut s’inscrire | Particulier majeur, aidant familial, futur résident | Médecin, assistante sociale, gestionnaire d’EHPAD |
| Tarif | Gratuit | Gratuit |
| Création de compte | E-mail + mot de passe, 2 minutes | Carte CPS ou compte habilité par l’employeur |
| Accès aux dossiers | Vos dossiers familiaux uniquement | Dossiers des patients suivis dans sa structure |
| Connexion | usager.viatrajectoire.fr (portail usager dédié) | trajectoire.sante-ra.fr puis bouton « Professionnel » |
Pour la connexion quotidienne, retenez juste l’URL usager.viatrajectoire.fr et votre identifiant e-mail. Vous arrivez directement sur votre tableau de bord personnel.
Créer son dossier ViaTrajectoire EHPAD : les 5 étapes pas à pas
5 étapes : compte (2 min), volet administratif (15-20 min), volets autonomie et médical remplis par le médecin (24 h-7 jours), choix des EHPAD destinataires jusqu’à 40 par dossier (15 min). Vous pouvez tout modifier ensuite.
La peur de mal cocher une case est légitime, elle est même très répandue. Bonne nouvelle : l’outil est conçu pour les hésitations. Chaque champ se modifie à tout moment, et tant que vous n’avez pas envoyé la demande, aucun EHPAD ne voit votre dossier. Vous pouvez sauvegarder, fermer, revenir le lendemain.
Voici les 5 étapes dans l’ordre, avec un timing réaliste pour chacune.
-
Se connecter à l’Espace Particulier
Rendez-vous sur usager.viatrajectoire.fr, créez votre compte puis lancez une demande d’admission. Vous renseignez un e-mail et un mot de passe : le compte est actif immédiatement.
2 minutes -
Renseigner le volet administratif
Vous saisissez l’identité de votre parent (nom, date de naissance, numéro de Sécurité sociale), sa situation familiale, ses coordonnées et les vôtres comme aidant désigné. Tout est modifiable ensuite.
15 à 20 minutes -
Compléter le volet autonomie
Le volet autonomie s’appuie sur la grille AGGIR (Autonomie Gérontologie Groupes Iso-Ressources) (toilette, habillage, repas, déplacements). Il est renseigné par le médecin, comme le volet médical : vous pouvez préparer les informations, mais vous ne le remplissez pas à sa place.
10 minutes -
Demander au médecin traitant de remplir le volet médical
Vous transmettez à votre médecin le code d’accès du dossier. Il se connecte à son Espace Professionnel et complète le volet médical sous secret médical. Le médecin n’a pas besoin d’être inscrit avant que vous commenciez.
24 h à 7 jours -
Sélectionner les EHPAD destinataires et envoyer la demande
Vous pouvez adresser votre dossier à jusqu’à 40 établissements simultanément dans l’annuaire intégré. Cible pragmatique : 8-12 EHPAD pertinents (5-6 de proximité + 3-4 alternatives + 1-2 hors-zone en cas d’urgence). Envoi en 1 clic.
15 minutes
Le volet autonomie reprend la logique de la grille AGGIR. Pour comprendre le mécanisme complet, consultez notre guide GIR grille AGGIR.
L’inscription ViaTrajectoire est l’étape la plus structurante du parcours d’admission. Pensez à garder votre identifiant et votre mot de passe : vous reviendrez sur le dossier régulièrement pour suivre les réponses.
Le volet médical : pourquoi seul votre médecin peut le remplir
Le volet médical est protégé par le secret médical (article L1110-4 du Code de la santé publique). Trois médecins peuvent le remplir : le traitant, le coordonnateur EHPAD ou le médecin hospitalier.
Vous ne pouvez pas remplir le volet médical à la place du médecin, même si vous êtes la fille ou le fils unique titulaire d’une procuration. C’est une protection prévue par la loi : l’article L1110-4 du Code de la santé publique consacre le secret médical. Concrètement, ViaTrajectoire verrouille techniquement la partie médicale du dossier : seul un compte Professionnel habilité peut l’ouvrir.
Trois profils de médecins sont autorisés à compléter ce volet.
Le médecin traitant de votre parent
C’est l’option la plus courante. Il connaît l’historique, les pathologies, les traitements. Vous lui transmettez le code d’accès du dossier (visible dans votre Espace Particulier), il se connecte à son Espace Professionnel via sa carte CPS. Compter 24 heures à 7 jours selon la disponibilité du cabinet.
Le médecin coordonnateur d’un EHPAD
Si votre parent est déjà en accueil temporaire ou en hébergement court séjour dans un EHPAD, le médecin coordonnateur de cet établissement peut remplir le volet médical. Cette piste est utile quand le médecin traitant est absent ou indisponible.
Le médecin hospitalier (en cas de sortie d’hôpital)
Si votre parent est hospitalisé ou sort d’un SMR (Soins Médicaux et de Réadaptation, ex-SSR), le médecin hospitalier qui le suit peut remplir le volet médical directement. C’est souvent l’assistante sociale du service qui fait le lien : demandez-lui explicitement.
Choisir les EHPAD destinataires : combien et comment ?
Vous sélectionnez jusqu’à 40 EHPAD simultanément par dossier. Recommandation : 3 de proximité + 2 alternatives + 1-2 hors-zone si urgence. Filtres : département, distance, type, GIR (Groupe Iso-Ressources) accepté.
Combien d’EHPAD sélectionner dans le dossier ? L’outil autorise jusqu’à 40 établissements destinataires par dossier ViaTrajectoire EHPAD. Ne vous limitez pas à 1 ou 2 par “politesse” : plus vous diversifiez, plus vous augmentez vos chances de réponse positive rapide.
L’annuaire intégré propose plusieurs filtres pour resserrer la recherche :
- Département ou rayon kilométrique autour d’une adresse
- Type d’hébergement : EHPAD, USLD (Unité de Soins Longue Durée), résidence autonomie, accueil temporaire, accueil de jour
- GIR accepté par l’établissement (certains EHPAD privés n’accueillent pas en GIR 1-2 sévère)
- Places médicalisées vs places conventionnelles
Lorsque vous sélectionnez vos EHPAD destinataires, sachez distinguer EHPAD public ou privé : tarifs, délais d’admission et taux d’occupation diffèrent significativement. Sur ViaTrajectoire, vous distinguez aussi Grand Âge (EHPAD/USLD) et Sanitaire (SMR/SSR). Pour la différence entre EHPAD ou USLD, voir notre comparatif.
Et si aucun ne répond ? C’est rare mais possible en zone très tendue. Vous pouvez à tout moment ajouter de nouveaux destinataires au dossier existant : pas besoin de tout recommencer. Le dossier reste actif tant que vous ne le clôturez pas.
Suivre les réponses et gérer son compte ViaTrajectoire
Connexion sur usager.viatrajectoire.fr avec votre e-mail. 4 statuts possibles par EHPAD : reçu, liste d’attente, proposition, refusé. Délai variable de 24 h à plusieurs semaines selon urgence.
Une fois le dossier envoyé, vous vous connectez régulièrement sur usager.viatrajectoire.fr pour suivre les réponses. C’est l’écran “viatrajectoire mon dossier” qui vous donne la photo en temps réel.
Chaque EHPAD destinataire affiche un statut. Voici comment les lire :
Les 4 statuts ViaTrajectoire , et ce qu’ils signifient pour vous
| Statut | Signification | Action recommandée |
|---|---|---|
| Reçu | L’EHPAD a ouvert votre dossier, l’instruction commence | Patientez 1-2 semaines avant de relancer |
| Liste d’attente | Dossier validé, en attente de place disponible | Garder le contact, demander un délai estimé |
| Proposition | Une place est proposée à votre parent | Visiter sous 48-72 h, répondre vite |
| Refusé | L’EHPAD ne peut pas accueillir (profil, GIR (Groupe Iso-Ressources), place) | Ajouter un nouveau destinataire au dossier |
Gérer son compte au quotidien
Mot de passe oublié ? Sur la page de connexion ViaTrajectoire, cliquez sur “Mot de passe oublié” : un e-mail de réinitialisation arrive en quelques minutes. Vérifiez vos spams.
Modifier le dossier ? Tant qu’une admission n’est pas finalisée, vous gardez la main : modifier le volet administratif, ajouter des coordonnées, mettre à jour l’évaluation autonomie. Vous pouvez aussi annuler un envoi à un EHPAD précis depuis votre tableau de bord.
Plusieurs personnes peuvent-elles suivre le dossier ? Le compte est lié à un e-mail unique, mais rien ne vous empêche de partager les identifiants avec un membre de la fratrie. Convenez d’un référent unique pour éviter les actions contradictoires.
3 scénarios fréquents : dossier déjà ouvert, sortie d’hôpital, médecin indisponible
3 cas classiques mal documentés : reprendre un dossier ouvert par l’hôpital (RGPD vous y autorise), gérer une sortie d’hospitalisation en 5 jours, faire avec un médecin traitant indisponible (3 plans B).
Mon dossier ViaTrajectoire est déjà ouvert par l’hôpital
Si votre parent est hospitalisé et que l’assistante sociale du service a ouvert un dossier ViaTrajectoire EHPAD pour préparer la sortie, deux options s’offrent à vous. Demandez à l’assistante sociale de vous transmettre l’identifiant du dossier (numéro à 8 ou 10 chiffres) : vous le rattachez à votre compte Particulier.
Vous êtes parfaitement légitime à le faire : au titre du RGPD et du droit d’accès, vous représentez les intérêts de votre parent. Si vous bloquez, le support ViaTrajectoire (rubrique “Aide” en bas de page) traite ces demandes de rattachement.
Mon parent sort d’hospitalisation dans 5 jours
C’est la situation la plus stressante. Trois choses à savoir. Premièrement, le médecin du service hospitalier peut remplir le volet médical directement : pas besoin d’attendre le médecin traitant. Deuxièmement, mentionnez “sortie d’hospitalisation” dans le dossier : c’est un critère de priorité reconnu par toutes les commissions d’admission EHPAD.
Troisièmement, élargissez la sélection à 15-25 EHPAD (la plateforme en autorise 40 au maximum) sans hésiter et incluez 3 à 5 hors-zone : en cas d’urgence, la solution n’est pas toujours dans la commune. L’assistante sociale du service hospitalier connaît les établissements qui répondent vite : sollicitez-la explicitement.
Mon médecin traitant ne répond pas ou refuse
Pas de panique, vous avez 3 plans B. Plan B1 : votre médecin n’a pas encore de compte Pro ? Il peut le créer en quelques minutes via sa carte CPS, c’est rapide. Plan B2 : passez par le médecin coordonnateur d’un EHPAD où votre parent est en accueil temporaire, il est habilité. Plan B3 : si votre parent est ou a récemment été hospitalisé, le médecin hospitalier (service, SMR/SSR, gériatrie) peut remplir le volet médical.
Aucun médecin n’a l’obligation légale de remplir un volet ViaTrajectoire en urgence. Restez courtois, expliquez le contexte, proposez un rendez-vous court. Le refus est rare quand la demande est cadrée.
Ce que ViaTrajectoire n’est PAS
FAQ – ViaTrajectoire
Comment créer un dossier ViaTrajectoire ?
Connectez-vous sur usager.viatrajectoire.fr, créez votre compte puis ouvrez une demande d’admission. Vous saisissez votre e-mail, créez un mot de passe, puis renseignez l’identité de votre parent et transmettez le code au médecin traitant pour les volets autonomie et médical. Sélection finale de 40 EHPAD maximum par dossier (limite fixée par la plateforme).
Qui peut consulter mon dossier ViaTrajectoire ?
Trois catégories de personnes : vous (titulaire du compte Particulier), le médecin que vous avez sollicité pour le volet médical, et uniquement les EHPAD destinataires que vous avez sélectionnés. Aucun autre établissement n’a accès au dossier. Les données sont protégées par certification HDS (Hébergeur de Données de Santé).
ViaTrajectoire est-il gratuit ?
Oui, 100 % gratuit, sans aucune carte bancaire demandée à aucune étape. C’est un service public financé exclusivement par les pouvoirs publics, opéré par le GCS SARA sous maîtrise d’ouvrage opérationnelle de l’Agence du Numérique en Santé (ANS). Tout site qui vous demande de payer pour “accéder” à ViaTrajectoire est frauduleux.
Que faire si mon dossier ViaTrajectoire est déjà ouvert par l’hôpital ?
Demandez à l’assistante sociale du service hospitalier de vous transmettre l’identifiant du dossier (un numéro à 8 ou 10 chiffres). Vous le rattachez à votre compte sur usager.viatrajectoire.fr. En cas de difficulté, le support ViaTrajectoire (rubrique “Aide”) traite ces demandes de rattachement en quelques jours.
Combien de temps pour avoir une réponse d’un EHPAD via ViaTrajectoire ?
Le délai est variable de 24 h à plusieurs semaines selon trois facteurs : l’urgence de la situation (sortie hospitalisation = priorité), le département (tendu en Île-de-France, plus rapide en zone rurale) et les places disponibles pour le profil GIR (Groupe Iso-Ressources) de votre parent. Multipliez les destinataires pour accélérer.
Quelle différence entre ViaTrajectoire Grand Âge et Sanitaire ?
Deux modules distincts. Grand Âge sert pour l’EHPAD, l’USLD (Unité de Soins Longue Durée) et la résidence autonomie (orientation médico-sociale). Sanitaire sert pour les Soins Médicaux et de Réadaptation (SMR, ex-SSR), l’hospitalisation à domicile (HAD) et l’hôpital de jour. Comme aidant d’un parent âgé en perte d’autonomie, vous restez côté Grand Âge.
Mon médecin traitant n’est pas inscrit sur ViaTrajectoire, que faire ?
Trois plans B disponibles. Plan B1 : votre médecin crée son compte Pro via sa carte CPS, en quelques minutes. Plan B2 : passez par le médecin coordonnateur d’un EHPAD (accueil temporaire, hébergement court séjour). Plan B3 : si votre parent est hospitalisé, le médecin hospitalier peut remplir le volet médical directement. Sollicitez l’assistante sociale.
Combien d’EHPAD puis-je sélectionner sur ViaTrajectoire ?
Jusqu’à 40 établissements simultanément par dossier. Recommandation pratique : 3 EHPAD de proximité + 2 alternatives + 1 ou 2 hors-zone en cas d’urgence. Vous pouvez ajouter de nouveaux destinataires à tout moment si les premiers ne répondent pas favorablement.
ViaTrajectoire couvre-t-il toute la France (44, 35, Occitanie, PACA) ?
Oui, la couverture est quasi nationale : le module Grand Âge fonctionne dans la quasi-totalité des départements (environ 80 début 2025), sous le pilotage des Agences Régionales de Santé (ARS (Agence Régionale de Santé)). Que vous cherchiez via trajectoire 44 (Loire-Atlantique), via trajectoire 35 (Ille-et-Vilaine), viatrajectoire Occitanie ou viatrajectoire PACA, c’est la même plateforme avec l’annuaire local de votre territoire.
Comment annuler ou modifier un envoi sur ViaTrajectoire ?
Depuis votre tableau de bord “viatrajectoire mon dossier”, vous pouvez à tout moment modifier les volets administratif et autonomie, ajouter ou retirer des EHPAD destinataires, annuler un envoi à un établissement précis. La modification est immédiate et l’EHPAD est notifié automatiquement.
SOURCES8 références
- Agence du Numérique en Santé, page officielle ViaTrajectoire — https://esante.gouv.fr/produits-services/viatrajectoire
- ViaTrajectoire, annuaire national des établissements et services (EHPAD, USLD, accueils de jour) — https://usager.viatrajectoire.fr/annuaire
- Pour-les-personnes-agees.gouv.fr, fiche ViaTrajectoire Grand Âge (CNSA) — https://www.pour-les-personnes-agees.gouv.fr/vivre-dans-un-ehpad/preparer-l-entree-en-ehpad
- Ministère des Solidarités, ViaTrajectoire Grand Âge — https://www.pour-les-personnes-agees.gouv.fr/vivre-dans-un-ehpad/preparer-l-entree-en-ehpad
- CNSA, portail ViaTrajectoire Grand Âge — https://www.pour-les-personnes-agees.gouv.fr/vivre-dans-un-ehpad/preparer-l-entree-en-ehpad
- ARS PACA, portail Trajectoire Grand Âge — https://www.paca.ars.sante.fr/trajectoire-grand-age
- Service-Public.fr, Hébergement en EHPAD (fiche F763) — https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F763
- Légifrance, article L1110-4 du Code de la santé publique (secret médical) — https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000043895798
