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Vous cherchez à inscrire un proche en EHPAD et vous ne savez pas par où commencer. Le dossier national unique, ViaTrajectoire, les délais, les pièces à fournir : c’est administratif, c’est dense, et la fatigue se fait déjà sentir. Ce guide vous donne la marche à suivre concrète, étape par étape, sans jargon, avec les vraies questions que se posent les aidants.
Inscription en EHPAD : de quoi parle-t-on exactement ?
Inscrire son proche en EHPAD signifie déposer un dossier de demande, pas obtenir une place immédiatement. C’est l’étape administrative qui ouvre le parcours. L’admission, elle, vient après : c’est la décision finale d’un EHPAD précis.
L’inscription en EHPAD est un dépôt de dossier, pas une décision d’admission. Cette confusion lexicale piège beaucoup d’aidants dès la première semaine. Vous croyez que l’inscription en EHPAD vaut obtention immédiate d’une place. La réalité est plus nuancée, et c’est plutôt une bonne nouvelle.
Vous remplissez un seul dossier national qui sert pour tous les EHPAD que vous ciblez en parallèle. Chaque établissement étudie ensuite votre demande, vous accepte, vous met en liste d’attente ou vous refuse. Cette décision finale, c’est l’admission. Vous, l’aidant, gardez la main : c’est vous qui décidez quel EHPAD accepter au final.
Inscription vs admission en EHPAD Deux étapes distinctes, souvent confondues
| Critère | Inscription | Admission |
|---|---|---|
| Définition | Dépôt du dossier national unique | Décision finale d’un EHPAD précis |
| Quand | Étape 1, 3 à 12 mois avant entrée | Étape finale, après étude du dossier |
| EHPAD concernés | Jusqu’à 40 en parallèle | 1 seul, celui que vous acceptez |
| Qui décide | Vous, l’aidant ou le proche | Médecin coordonnateur et directeur |
| Coût | Gratuit | Caution possible (environ 1 mois) |
L’âge minimum d’entrée en EHPAD est de 60 ans. Des dérogations dès 55 ans existent pour Alzheimer précoce notamment. Voyez nos démarches admission EHPAD complètes ou les conditions âge admission EHPAD.
Le dossier national unique : Cerfa 14732 et ses 2 volets
Un seul dossier sert pour tous les EHPAD que vous visez. Il comprend un volet administratif (vous, l’aidant) et un volet médical (le médecin traitant). C’est le formulaire Cerfa 14732 ou son équivalent en ligne ViaTrajectoire.
Le dossier national unique est la clé de voûte de toute inscription en EHPAD. Un seul formulaire couvre les 7 500 EHPAD français environ. Vous ne remplissez pas un dossier par établissement : vous remplissez un dossier, et vous le diffusez ensuite vers les EHPAD ciblés.
Ce dossier porte un nom officiel : Cerfa 14732*03 en version papier. En version dématérialisée, c’est ViaTrajectoire qui héberge le même contenu. Les deux supports sont équivalents et acceptés partout.
Les 2 volets du dossier : qui remplit quoi Dossier national unique Cerfa 14732 ou ViaTrajectoire
| Volet | Qui remplit | Contenu | Délai pratique |
|---|---|---|---|
| Administratif | Vous, l’aidant, ou votre proche | Identité, ressources, choix d’EHPAD | 1 à 2 h |
| Médical | Médecin traitant du proche | Pathologies, autonomie, traitements | RDV 30 min |
Côté pièces, prévoyez la carte d’identité valide du proche, son dernier avis d’imposition, un justificatif de domicile et son attestation de Sécurité sociale. La liste complète est détaillée dans notre guide pièces dossier admission EHPAD.
Inscription en EHPAD en ligne avec ViaTrajectoire
ViaTrajectoire est le téléservice public de demande d’EHPAD en ligne. Vous créez un compte, remplissez le volet administratif, sollicitez votre médecin traitant, choisissez vos EHPAD, envoyez en un clic et suivez les réponses.
ViaTrajectoire domine désormais l’inscription en EHPAD. Le téléservice public, géré par les agences régionales de santé, centralise plus de 70 % des demandes nationales. Il remplace progressivement l’envoi papier du Cerfa 14732.
Dossiers déposés via ViaTrajectoire en France.
110 000/mois
Chiffre national e-Santé
Délai national moyen entre dépôt et entrée.
8 mois
Variable selon région
Délai minimum à prévoir avant entrée souhaitée.
3 mois
Recommandation CNSA (Caisse Nationale de Solidarité pour l’Autonomie)
Limite maximale dans un seul dépôt ViaTrajectoire.
40 EHPAD
5 à 8 conseillés en pratique
Concrètement, l’inscription en EHPAD via ViaTrajectoire se déroule en 6 grandes étapes. Vous n’avez pas besoin d’être à l’aise avec l’informatique : les écrans sont guidés et vous pouvez sauvegarder à chaque étape.
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Créer un compte particulier sur ViaTrajectoire
Connectez-vous au téléservice public, créez un compte avec votre adresse e-mail et un mot de passe. C’est vous, l’aidant, qui créez le compte, pas votre proche.
5 min -
Remplir le volet administratif
Renseignez l’identité, les ressources, le lieu de vie actuel du proche, vos coordonnées et les EHPAD ciblés. Sauvegardez au fur et à mesure.
1 à 2 h -
Solliciter le médecin traitant pour le volet médical
Le médecin traitant accède au volet médical à distance avec son compte professionnel. Prenez RDV en lui expliquant le contexte.
RDV 30 min -
Cibler les EHPAD dans une zone géographique large
Sélectionnez 5 à 8 EHPAD minimum, 15 à 20 en zone tendue, jusqu’à 40 maximum par dossier. Filtrez par distance, statut, tarif et disponibilité.
30 min -
Envoyer le dossier en un clic vers tous les EHPAD ciblés
L’envoi est simultané. Un seul clic transmet le dossier complet à tous les EHPAD sélectionnés. Vous recevez une confirmation par e-mail.
1 min -
Suivre l’avancement dans votre compte
Le statut s’affiche par EHPAD : reçu, en étude, accepté, refusé, en liste d’attente. Connectez-vous tous les 5 mois pour réactualiser.
3 mois
Pour le détail écran par écran du téléservice, consultez notre tutoriel ViaTrajectoire pas à pas.
Inscription en urgence : sortie d’hôpital ou bascule rapide
Si l’hôpital vous met la pression sous 48 à 72 h, le dossier ViaTrajectoire peut être marqué « urgence » par le médecin hospitalier. L’assistante sociale de l’hôpital devient votre meilleur allié.
Vous tenez par habitude. Si tout s’accélère, chute, hospitalisation, retour à domicile impossible, l’inscription en EHPAD peut basculer en quelques semaines. Le savoir n’est pas une faiblesse, c’est une protection.
L’assistante sociale hospitalière a accès à ViaTrajectoire avec un compte professionnel. Elle peut déposer un dossier en urgence et le marquer comme tel via le médecin hospitalier. Ce marquage change tout : votre proche remonte dans les files d’attente des EHPAD ciblés. Sollicitez-la dès le 2ᵉ jour d’hospitalisation, avant que la pression ne monte.
À domicile, après une chute brutale ou un AVC (Accident Vasculaire Cérébral), la bascule peut être tout aussi rapide. Démarrez en parallèle : hospitalisation de répit pour souffler, dossier ViaTrajectoire urgence pour préparer l’avenir. Élargissez la zone géographique : visez 50 à 100 km quitte à transférer plus près ensuite.
Le court séjour est aussi une bouée précieuse. Si rien d’immédiat ne se libère, visez un hébergement temporaire de 1 à 3 mois. Cela vous donne le temps que la file d’attente avance.
Inscription en EHPAD ou maison de retraite : un seul dossier national
Que vous disiez « EHPAD » ou « maison de retraite médicalisée », c’est la même structure et le même dossier national. Le formulaire et ViaTrajectoire couvrent les deux.
EHPAD est l’appellation officielle depuis la loi du 2 janvier 2002. « Maison de retraite médicalisée » est l’appellation grand public usuelle. Vous pouvez utiliser les deux mots : ils désignent la même structure et le même dossier d’inscription national. Aucun risque de se tromper.
Côté qui peut remplir le dossier, vous, l’aidant, êtes légitime. Votre proche aussi, s’il en est encore capable. Si une mesure de protection juridique existe (tutelle, curatelle, habilitation familiale), c’est le mandataire désigné qui signe.
Inscrire son père ou sa mère sans son accord ?
C’est la question la plus douloureuse. Sans protection juridique, le consentement de votre parent reste juridiquement requis. S’il refuse alors que le maintien à domicile devient dangereux, la voie est l’habilitation familiale ou la tutelle. La demande va au juge des contentieux de la protection. Comptez 3 à 6 mois de démarches.
Cas-types fréquents
Le conjoint encore au domicile ouvre deux possibilités. Inscription en couple en chambre double, ou EHPAD à proximité immédiate pour faciliter les visites. Sans la fratrie, un seul aidant peut déposer le dossier. L’accord des autres enfants n’est pas juridiquement requis, sauf en cas de tutelle collective.
La fratrie qui n’aide pas mais qui juge est une réalité. Le dossier ViaTrajectoire ne demande qu’une seule signature : celle de l’aidant qui assume.
Délais d’inscription en EHPAD : ce que vous pouvez vraiment espérer
Comptez 3 mois minimum entre le dépôt du dossier et l’entrée souhaitée. La moyenne nationale d’attente est de 8 mois. Selon la région (Île-de-France, PACA, Bretagne tendues), comptez 2 à 12 mois.
Le délai d’inscription en EHPAD n’est pas un délai administratif, c’est un délai de place. Le dossier est traité vite (quelques jours pour la complétude). Ce qui prend du temps, c’est qu’une chambre se libère dans un EHPAD qui a accepté votre demande d’inscription en EHPAD.
Les zones tendues, Île-de-France, PACA, Bretagne littorale, affichent des attentes de 8 à 12 mois. Les zones détendues, certaines parties du centre, ruralités du Nord-Est, descendent à 2 à 4 mois. La même demande peut être satisfaite en 3 mois ou en 11 selon votre département.
Selon les chiffres officiels e-Santé 2025, plus de 110 000 dossiers sont déposés chaque mois via ViaTrajectoire en France. Vous n’êtes pas seul à attendre. Ce qui ne console pas, mais explique.
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Cette semaine
Vérifier la carte d’identité du parent (validité), récupérer son avis d’imposition, prendre RDV avec son médecin traitant pour le volet médical.
Maintenant -
Ce mois-ci
Créer le compte ViaTrajectoire, remplir le volet administratif, cibler 5 à 8 EHPAD dans la zone souhaitée.
30 jours -
Mois suivant
Envoyer le dossier, faire 1 à 2 visites de pré-admission, relancer les EHPAD silencieux après 3 semaines.
60 jours -
Dans 3 mois
Premières réponses concrètes : acceptation, liste d’attente, refus. Réajuster la zone géographique si besoin.
90 jours
Pour identifier les EHPAD avec places ouvertes près de chez vous, voyez notre guide ViaTrajectoire admission EHPAD.
Erreurs à éviter et stratégies aidant qui marchent vraiment
Trois erreurs fréquentes ralentissent les aidants : carte d’identité du parent expirée, dossier ViaTrajectoire jamais réactualisé, et viser trop peu d’EHPAD à la fois.
Préparer une inscription en EHPAD sans embûches passe par 6 réflexes simples. Aucun n’est compliqué, tous évitent de perdre des semaines bêtement.
CNI du parent expirée
Vérifiez la carte d’identité de votre proche AVANT de commencer. Le renouvellement prend 3 à 6 semaines en mairie.
Dossier ViaTrajectoire qui expire
Un dossier annulé est archivé 6 mois après annulation. Pour un dossier actif, actualisez-le régulièrement (tous les 3-5 mois) pour rester visible des EHPAD.
Trop peu d’EHPAD ciblés
Visez 5 à 8 EHPAD en parallèle minimum, 15 à 20 en zone tendue. Vous pouvez en cibler jusqu’à 40 par dossier.
Médecin traitant lent
Prenez RDV pour le volet médical dès la 1ère semaine. Certains médecins tardent : anticipez, ou changez de médecin si nécessaire.
Tout accepter sans filtrer
Décochez les EHPAD non prioritaires dans ViaTrajectoire pour éviter d’être noyée sous des propositions inutiles.
EHPAD silencieux trop longtemps
Relancez par téléphone au bout de 3 semaines. Le standard ou la cadre de santé répondent souvent plus vite que la messagerie.
FAQ – Inscription en EHPAD
Comment faire une demande d’inscription en EHPAD ?
Vous déposez un dossier national unique (Cerfa 14732) via ViaTrajectoire en ligne, le mode dominant en 2026, ou par courrier dans les rares départements résiduels. Le dossier comporte 2 volets : administratif (rempli par vous, l’aidant) et médical (rempli par le médecin traitant de votre proche). Un seul dossier suffit pour tous les EHPAD ciblés.
Combien d’EHPAD peut-on cibler dans une même inscription ?
Jusqu’à 40 EHPAD par dossier ViaTrajectoire. En pratique, visez 5 à 8 minimum, 15 à 20 en zone tendue (Île-de-France, PACA, Bretagne littorale). Au-delà de 20, vous risquez d’être noyé sous des propositions peu adaptées.
Combien de temps dure une inscription en EHPAD ?
Comptez 3 mois minimum à anticiper entre le dépôt et l’entrée souhaitée. La moyenne nationale est de 8 mois d’attente, avec une fourchette de 2 à 12 mois selon les régions. Le dossier ViaTrajectoire reste valide 6 mois ; réactualisez-le tous les 5 mois pour qu’il n’expire pas.
Peut-on inscrire un parent en EHPAD sans son accord ?
Non, sauf si votre parent est sous tutelle, curatelle ou habilitation familiale (un mandataire est désigné). Sans protection juridique, son consentement reste requis. Si le maintien à domicile devient dangereux et qu’il refuse, des démarches préalables sont possibles via le juge des contentieux de la protection, mais elles prennent 3 à 6 mois.
Faut-il payer pour s’inscrire en EHPAD ?
Non, l’inscription elle-même est gratuite. Aucun frais de dossier, ni sur ViaTrajectoire, ni par courrier Cerfa. Une caution peut être demandée à l’admission effective (souvent l’équivalent d‘1 mois de loyer hors aides), mais pas au moment du dépôt du dossier d’inscription.
Le médecin traitant peut-il refuser de remplir le volet médical ?
Juridiquement non, c’est une mission qui relève de sa pratique. En pratique, certains médecins le font par méconnaissance de l’outil ou par surcharge. Insistez en expliquant l’urgence familiale. Si le blocage persiste, vous pouvez changer de médecin traitant avant qu’il ne soit trop tard pour la suite.
Mon dossier ViaTrajectoire a expiré, que faire ?
Soit vous créez un nouveau dossier (gratuit, environ 2 h), soit vous demandez la réactivation au service ViaTrajectoire de votre ARS (selon les territoires). Conservez toujours une copie du volet médical original : cela vous évite un nouveau RDV avec le médecin traitant et vous fait gagner 2 à 3 semaines.
Pour la vue d’ensemble du parcours, retrouvez notre guide admission EHPAD.
SOURCES7 références
- CNSA · Pour les personnes âgées, Comment faire une demande d'admission en EHPAD — https://www.pour-les-personnes-agees.gouv.fr/vivre-dans-un-ehpad/preparer-l-entree-en-ehpad/comment-faire-une-demande-d-admission-en-ehpad
- Service-Public.gouv.fr · Demande d'admission en EHPAD (formulaire R17461) — https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/R17461
- Formulaire Cerfa 14732*03 (dossier national unique) — https://www.formulaires.service-public.gouv.fr/gf/cerfa_14732.do
- Portail ViaTrajectoire Grand Âge (téléservice public, GIE SESAN, ministère Santé) — https://www.pour-les-personnes-agees.gouv.fr/vivre-dans-un-ehpad/preparer-l-entree-en-ehpad
- e-Santé · ViaTrajectoire : du terrain au national, chiffres 2025 — https://esante.gouv.fr/actualites/viatrajectoire-du-terrain-au-national-une-reussite-collective-qui-ouvre-de-nouvelles-perspectives
- CNSA · Fiche pratique 7 étapes, trouver un EHPAD et faire une demande — https://www.pour-les-personnes-agees.gouv.fr/annuaires-et-services/fiches-pratiques/fiche-pratique-comment-trouver-un-ehpad-et-faire-une-demande-d-admission
- CNSA · L'entrée en maison de retraite : les premiers jours — https://www.pour-les-personnes-agees.gouv.fr/vivre-dans-un-ehpad/preparer-l-entree-en-ehpad/l-entree-en-maison-de-retraite-les-premiers-jours
