Le dossier unique national : un seul formulaire pour tous les EHPAD

Constituer ce dossier en pleine urgence n’est pas un détail administratif : c’est un parcours du combattant que beaucoup d’aidants traversent. La bonne nouvelle, c’est que la France a unifié la procédure depuis 2012. Vous ne préparez qu’un seul dossier, et vous le dupliquez vers les établissements visés.

Ce dossier unique national a été créé pour mettre fin à la jungle des formulaires propres à chaque EHPAD. Avant juin 2012, il fallait remplir un dossier différent par établissement. Depuis l’arrêté du 14 juin 2012, un seul formulaire, le Cerfa 14732*03, est valable partout, en métropole comme en outre-mer.

Ce que contient le dossier d’admission

Le dossier d’entrée en EHPAD se compose de deux volets indissociables :

• Un volet administratif : état civil de votre parent, situation familiale, ressources, mutuelle, justificatifs. C’est vous, en tant qu’aidant, ou votre parent qui le remplissez.
• Un volet médical : antécédents, pathologies, traitements, niveau d’autonomie. C’est exclusivement le médecin traitant ou le médecin coordonnateur d’EHPAD qui le remplit.

À ces deux volets s’ajoutent les pièces justificatives annexes (11 documents essentiels, détaillés plus bas).

Ce qui n’est PAS dans le dossier

Attention à ne pas confondre. Le dossier d’admission n’inclut pas le contrat de séjour. Ce dernier vient après l’admission : il est signé dans les 15 jours qui suivent l’entrée effective de votre parent dans l’établissement. Pour comprendre la suite du parcours, voir notre guide sur le parcours d’admission EHPAD.

Le Cerfa 14732*03 : où le trouver et comment le remplir

Le formulaire Cerfa 1473203 est le document central de votre dossier. Il porte le numéro officiel attribué par la Direction de l’information légale et administrative. Le numéro complet, avec l’astérisque entre les deux groupes, est important : 1473203. Le « 03 » désigne la version (révision 3, la plus récente).

Où télécharger le Cerfa au format PDF

Trois canaux officiels permettent d’obtenir le dossier admission EHPAD au format PDF :

1. service-public.fr, fiche F763 « Personne âgée en EHPAD : démarches d’admission », rubrique téléchargement du Cerfa.
2. pour-les-personnes-agees.gouv.fr, portail officiel de la CNSA (Caisse Nationale de Solidarité pour l’Autonomie), lien direct vers le formulaire dans la rubrique « Faire la demande d’entrée en établissement ».
3. Mairie ou CCAS (Centre Communal d’Action Sociale), version papier gratuite, à demander à l’accueil. Utile si votre parent n’utilise pas Internet.

Le téléchargement est gratuit. Aucun site tiers payant n’est légitime pour vous le vendre.

Comment remplir le Cerfa, volet par volet

Le formulaire fait 10 pages au total, organisées en deux volets indissociables et une notice explicative. Voici ce que chacun attend de vous :

• Volet administratif (4 pages) : rempli par vous ou votre parent. État civil de la personne âgée (nom, prénom, date de naissance, numéro de Sécurité sociale, situation familiale), entourage familial et personne de confiance désignée au sens de l’la loi (renvoyant à L1111-6 du Code de la santé publique), motivation de la demande (perte d’autonomie, isolement, sortie d’hospitalisation), signature de votre parent ou du représentant légal en cas de tutelle.
• Volet médical (4 pages) : rempli exclusivement par le médecin traitant ou le médecin coordonnateur. Vous laissez ces 4 pages vierges et transmettez le volet fermé au médecin. Antécédents, pathologies, traitements, niveau d’autonomie évalué via la grille AGGIR (Autonomie Gérontologie Groupes Iso-Ressources).
• Notice explicative (2 pages) : rappel réglementaire (arrêté du 14 juin 2012, article D. 312-155-1 CASF (Code de l’Action Sociale et des Familles)) et instructions de remplissage. À garder pour vous, pas à joindre à l’envoi.

Erreurs fréquentes à éviter

Trois pièges récurrents font rejeter ou retarder les dossiers :

• Oublier la signature en fin de volet administratif. Sans signature, le dossier est nul.
• Mélanger les états civils du parent et de l’aidant. Le volet administratif décrit uniquement votre parent.
• Laisser les 4 pages du volet médical vierges alors qu’aucun rendez-vous n’a été pris avec le médecin traitant. Anticipez : prenez rendez-vous dès la décision d’entrée en EHPAD.

Le volet administratif : 11 pièces à rassembler

C’est la partie la plus chronophage du dossier d’admission EHPAD. Aucune pièce n’est facultative dans le pack standard. Le moindre oubli déclenche un courrier de demande de complément qui retarde le dossier de 1 à 2 semaines.

Selon la CNSA (Caisse Nationale de Solidarité pour l’Autonomie), un dossier complet et bien préparé fait gagner en moyenne 2 à 4 semaines sur le délai d’admission. C’est l’écart entre une chambre obtenue à temps et une chambre qui part à quelqu’un d’autre.

L’ordre dans lequel les demander

Certaines pièces s’obtiennent en quelques clics. D’autres demandent un délai. Voici l’ordre logique :

1. Aujourd’hui : RIB, justificatif de domicile, attestation responsabilité civile (déjà chez vous).
2. Jour 1 à 3 : attestation Sécu (ameli.fr), avis d’imposition (impots.gouv.fr), carte mutuelle.
3. Jour 3 à 7 : attestation caisse de retraite (à demander par téléphone ou via espace en ligne CNAV).
4. Jour 7 à 14 : jugement de tutelle (si applicable, à demander au greffe), livret de famille si non retrouvé.

Le volet médical : qui remplit, quand, comment

C’est la partie du dossier médical pour EHPAD qui inquiète le plus les aidants. Pas parce qu’elle est compliquée, mais parce qu’elle dépend d’un signataire externe : le médecin. Et un médecin traitant débordé peut bloquer le dossier pendant des semaines.

La crainte d’oublier une pièce et de voir le dossier rejeté est légitime. Voici comment éviter ce piège pour le volet médical.

Qui peut remplir le volet médical

Deux médecins sont habilités à remplir ces 4 pages médicales du Cerfa :

• Le médecin traitant de votre parent (cas le plus fréquent, suivi de longue durée).
• Le médecin coordonnateur de l’EHPAD où votre parent est déjà hospitalisé ou hébergé en accueil temporaire.

Aucun autre médecin n’est habilité (pas un cardiologue, pas un kiné, pas un médecin de garde). Le ou la généraliste qui suit votre parent au long cours est la signature attendue.

Ce que contient le volet médical

Le médecin remplit les rubriques suivantes :

• Antécédents médicaux et chirurgicaux de votre parent.
• Pathologies actuelles (cardio, neuro, métabolique, troubles cognitifs).
• Traitement en cours (liste exhaustive des médicaments, posologie).
• Niveau d’autonomie évalué via la grille AGGIR (Autonomie Gérontologie Groupes Iso-Ressources), voir notre guide sur la GIR grille AGGIR.
• Risques identifiés : chute, dénutrition, troubles cognitifs, déambulation.

Pourquoi le pli cacheté

Le volet médical est mis sous enveloppe fermée et cachetée par le médecin. Vous, en tant qu’aidant, ne le lisez pas. C’est une protection du secret médical : seul le médecin coordonnateur de l’EHPAD destinataire est habilité à l’ouvrir.

Vous transmettez donc à l’EHPAD :

• Les 4 pages du volet administratif (état civil, entourage, motivation, signature).
• L’enveloppe cachetée contenant les 4 pages du volet médical, remplies par le médecin.
• Les 11 pièces justificatives administratives.

Le certificat médical en complément

Certains EHPAD demandent un certificat médical EHPAD en complément du volet médical du Cerfa. Cette demande est rare et dépend de la pathologie de votre parent (Alzheimer avancé, déambulation à risque, soins palliatifs). Vérifiez auprès de chaque établissement avant de mobiliser une seconde fois le médecin traitant.

Cerfa papier ou ViaTrajectoire : comment choisir

Ce n’est pas seulement une question de format. C’est aussi un choix de méthode. Le dossier d’admission EHPAD en ligne via ViaTrajectoire change radicalement la rapidité d’envoi et de suivi. Le papier conserve une simplicité familière pour les parents non numériques.

ViaTrajectoire est porté par le GIE SESAN sous tutelle du ministère de la Santé. C’est un téléservice public officiel, gratuit, accessible sur viatrajectoire.fr. Il permet de créer le dossier en ligne, de scanner les pièces, puis de l’envoyer en un clic vers plusieurs EHPAD simultanément.

Comment se créer un compte ViaTrajectoire

Trois profils d’accès existent sur la plateforme :

• Particulier : votre parent crée son compte (rare s’il est en perte d’autonomie).
• Aidant : vous créez le compte pour votre proche (le plus fréquent).
• Médecin traitant : il intervient sur le volet médical via son propre compte sécurisé.

Pour aller plus loin sur la création du compte, le scan des pièces et le suivi en temps réel, consultez notre guide dédié sur le ViaTrajectoire dossier EHPAD.

Le piège du double dépôt

N’envoyez pas le même dossier par les deux canaux (papier + ViaTrajectoire) au même EHPAD. Cela crée des doublons en commission, retarde l’examen et peut générer une erreur de traitement. Choisissez un canal par établissement.

Combien d’EHPAD viser et combien de temps pour une réponse

Ce n’est pas SEULEMENT une question de patience : c’est aussi une stratégie de couverture. Un seul EHPAD visé, c’est une seule liste d’attente. Cinq EHPAD visés, c’est cinq chances en parallèle.

Combien d’EHPAD contacter avec un seul dossier

La règle pratique : 3 à 5 établissements simultanément. Au-delà, vous diluez vos efforts de relance. En-dessous, vous prenez le risque de devoir attendre des mois.

Critères de sélection pour répartir vos 3 à 5 dépôts :

• Géographie : couvrir un rayon de 30 à 50 km autour du domicile pour faciliter les visites familiales.
• Statut juridique : varier public, associatif et privé commercial pour comparer les tarifs.
• Disponibilité : appeler chaque EHPAD avant dépôt pour confirmer qu’ils acceptent encore des candidatures (certains sont saturés).
• Habilitation à l’aide sociale : crucial si votre parent aura besoin de l’ASH (Aide Sociale à l’Hébergement) à terme.

Le calendrier réaliste, étape par étape

1. Dépôt du dossier complet

   Dans 3 à 5 EHPAD en parallèle, par Cerfa papier ou ViaTrajectoire. Volet administratif signé, volet médical sous pli cacheté, 11 pièces justificatives jointes.

   Jour J

2. Accusé de réception

   L’EHPAD confirme le dépôt et signale les pièces éventuellement manquantes. Réponse par courrier postal ou notification ViaTrajectoire.

   1 semaine

3. Étude par la commission d’admission

   Le médecin coordonnateur évalue le volet médical et la grille AGGIR (Autonomie Gérontologie Groupes Iso-Ressources). La commission examine le dossier administratif et la place sur liste d’attente.

   2 à 4 semaines

4. Proposition d’entretien et visite

   L’EHPAD invite l’aidant et le parent (si possible) à visiter l’établissement et rencontrer l’équipe soignante. Étape clé pour valider le projet de vie.

   1 semaine

5. Admission effective

   Signature du contrat de séjour EHPAD, fixation de la date d’entrée. Le délai dépend de la disponibilité d’une chambre et de la priorisation sur la liste d’attente.

   1 à 6 mois

Que faire pendant l’attente

La liste d’attente n’est pas un classement figé. Voici les bons réflexes :

• Confirmer son intérêt tous les 3 mois par téléphone ou e-mail. Un dossier non confirmé est parfois retiré.
• Mettre à jour les pièces périmées (attestation Sécu, justificatif de domicile à 3 mois).
• Signaler une dégradation de l’état de santé : un GIR (Groupe Iso-Ressources) aggravé peut faire remonter votre parent dans la liste.
• Garder le médecin traitant disponible pour une réactualisation du volet médical si l’attente dépasse 6 mois.

Cas particuliers : urgence, parent non numérique, tutelle

Ce n’est PAS SEULEMENT une formalité bureaucratique : c’est la clé qui ouvre la porte de l’établissement où votre parent va vivre. Et selon la situation, les règles changent. Voici les 4 cas particuliers les plus fréquents et la marche à suivre pour chacun.

Le cas tutelle ou curatelle en détail

Quand votre parent est sous mesure de protection juridique, ce n’est plus lui qui signe le dossier d’admission. C’est son représentant légal : tuteur, curateur ou mandataire de protection future.

Documents supplémentaires à joindre au dossier :

• Copie du jugement de mise sous tutelle ou curatelle (à demander au greffe du tribunal).
• Justificatif d’identité du tuteur ou curateur.
• Si tutelle exercée par un professionnel : extrait de l’agrément préfectoral du mandataire judiciaire.

La signature du tuteur engage juridiquement la personne protégée. Pour les décisions strictement personnelles (choix de l’établissement, projet de vie), l’avis de votre parent doit être recueilli si son état le permet.

Le piège du logement laissé vide

Quand votre parent part en EHPAD, son logement reste à sa charge tant qu’il n’est pas vendu ou résilié. Cela peut peser sur le financement. Pour comprendre comment cumuler les aides (APA (Allocation Personnalisée d’Autonomie), ASH (Aide Sociale à l’Hébergement), APL (Aide Personnalisée au Logement), réduction d’impôt), voir notre guide sur les 5 aides financières EHPAD.